EL QUINCE DE CADA MES
¿Qué ocurriría en su empresa si mañana faltara una persona clave?
Imagine por un momento que la persona que mejor conoce su ERP, controla los procesos de compras, gestiona la relación con determinados clientes o administra los sistemas informáticos de la organización deja de estar disponible de forma repentina. ¿Podría su empresa seguir funcionando con normalidad?
En muchas organizaciones, especialmente en pymes, existe un riesgo silencioso que suele pasar desapercibido hasta que genera un problema real: la dependencia excesiva de determinadas personas para mantener operativa la actividad de la empresa.
Desde LIDER IT Consulting observamos esta situación con frecuencia durante proyectos de transformación digital. Empresas con tecnología avanzada y procesos aparentemente estructurados descubren que gran parte del conocimiento crítico sigue concentrado en una o dos personas. Cuando esto ocurre, cualquier ausencia, baja laboral, jubilación o cambio de puesto puede convertirse en un problema operativo, económico e incluso reputacional.
La transformación digital ha permitido automatizar numerosos procesos, pero muchas organizaciones continúan gestionando tareas críticas de forma poco documentada. Es habitual encontrar situaciones como estas:
- Solo una persona sabe generar determinados informes.
- Determinados procesos comerciales dependen exclusivamente de un empleado concreto.
- La gestión de aplicaciones empresariales recae sobre un único usuario.
- La documentación de procesos está desactualizada o no existe.
- Información relevante se almacena en correos electrónicos, carpetas personales o incluso en la memoria de los trabajadores.
Mientras todo funciona correctamente, este modelo parece suficiente. El problema aparece cuando esa persona deja de estar disponible.
En ese momento surgen retrasos, errores, pérdida de productividad, dificultades para atender a clientes e incluso interrupciones de procesos críticos.
Las señales que indican que su empresa tiene este problema
Muchas compañías desconocen que presentan una elevada dependencia de personas hasta que sufren las consecuencias. Estas son algunas señales de alerta:
«Pregúntaselo a Juan»
Cuando una misma persona se convierte constantemente en el punto de referencia para resolver incidencias o dudas operativas.
Vacaciones que generan tensión
Si determinadas ausencias obligan a reorganizar equipos completos o retrasar tareas importantes, existe una dependencia evidente.
Procesos sin documentar
Cuando el conocimiento reside en la experiencia individual y no en procedimientos accesibles para toda la organización.
Accesos y permisos concentrados
Si solo una persona tiene acceso o conocimiento sobre sistemas, aplicaciones o configuraciones críticas.
Incorporaciones lentas
Cuando la formación de nuevos empleados requiere largos periodos porque no existen procedimientos claros o materiales estructurados.
El verdadero coste de la dependencia de personas
A menudo se percibe como una cuestión organizativa menor, pero sus consecuencias pueden ser significativas.
Menor productividad
Los equipos invierten tiempo buscando información, resolviendo incidencias o consultando continuamente a determinados empleados.
Mayor riesgo operativo
Un error o una ausencia inesperada puede afectar directamente a la continuidad del negocio.
Pérdida de conocimiento corporativo
Cuando una persona abandona la empresa, parte de su experiencia y conocimiento puede desaparecer con ella.
Menor capacidad de crecimiento
Cuanto más depende una organización de individuos concretos, más difícil resulta escalar operaciones de manera eficiente.
Incremento de costes
La falta de estandarización genera duplicidades, errores y procesos menos eficientes.
Cómo reducir este riesgo mediante la digitalización
La buena noticia es que este problema tiene solución. No se trata de sustituir a las personas. Todo lo contrario.
El objetivo es garantizar que el conocimiento, los procesos y la información estratégica permanezcan dentro de la organización independientemente de quién ocupe un puesto determinado. Para conseguirlo, recomendamos actuar sobre cuatro pilares fundamentales.
Toda organización debería disponer de procedimientos documentados para las actividades críticas del negocio. Esto permite:
- Reducir errores.
- Facilitar la formación.
- Acelerar incorporaciones.
- Garantizar la continuidad operativa.
La información dispersa genera dependencia. Plataformas como Microsoft SharePoint permiten crear repositorios corporativos donde almacenar procedimientos, documentación técnica, formularios, manuales y conocimiento interno accesible para toda la organización.
La automatización reduce la necesidad de intervención manual y elimina cuellos de botella. Soluciones basadas en Power Automate, Inteligencia Artificial (IA), ERP o herramientas de gestión documental permiten garantizar que los procesos continúen funcionando independientemente de quién los ejecute. Además, la IA ayuda a capturar, estructurar y poner a disposición de la organización el conocimiento operativo, reduciendo la dependencia de personas concretas y facilitando la toma de decisiones.
Cuando la información se encuentra distribuida entre múltiples aplicaciones o departamentos, aumenta el riesgo de dependencia. Un ERP moderno como Microsoft Dynamics 365 Business Central o Sage X3 ayuda a centralizar los datos, normalizar los procesos y asegurar que el conocimiento crítico de la operativa no quede concentrado en unas pocas personas. Además, al tratarse de soluciones ampliamente utilizadas en el mercado, la disponibilidad de profesionales cualificados es mucho mayor, lo que facilita la continuidad del negocio y reduce los riesgos asociados a la dependencia de empleados concretos.
El papel de la tecnología en la continuidad del negocio
La continuidad de negocio ya no depende únicamente de tener copias de seguridad o infraestructura protegida. También depende de la capacidad de la organización para mantener sus operaciones cuando se producen cambios internos.
Por ello, cada vez más empresas incorporan dentro de sus estrategias de transformación digital aspectos como:
- Gestión del conocimiento.
- Automatización de procesos.
- Documentación corporativa.
- Colaboración digital.
- Gobierno de la información.
- Seguridad y continuidad operativa.
El objetivo es construir organizaciones más resilientes, eficientes y preparadas para crecer.
Cómo ayudamos desde LIDER IT Consulting
En LIDER IT Consulting llevamos años ayudando a organizaciones de distintos sectores a reducir riesgos operativos mediante la digitalización de procesos y la implantación de soluciones tecnológicas alineadas con sus objetivos de negocio.
Analizamos cómo circula la información dentro de la empresa, identificamos dependencias críticas y diseñamos estrategias basadas en:
- Microsoft SharePoint
- Microsoft 365
- Automatización de procesos
- Soluciones de gestión
- Business Intelligence
- Infraestructura y sistemas
- Ciberseguridad y continuidad de negocio
Nuestro objetivo no es únicamente implantar tecnología. Nuestro objetivo es ayudar a las empresas a ser más eficientes, seguras y sostenibles en el tiempo.
La verdadera cuestión no es saber solo si existe dependencia de personas en su organización. La pregunta es:
¿Sabe exactamente qué procesos dejarían de funcionar mañana si una persona clave no pudiera desempeñar su trabajo?
Si no tiene una respuesta clara, probablemente sea el momento de analizarlo.
Mario Pérez Martín
Con más de 20 años de experiencia en el sector TIC, ha implantado y también liderado multitud de proyectos de implantación de diferentes ERP en empresas de diversos sectores. Actualmente gestiona las delegaciones de LIDER IT de la zona norte con más de 100 personas a su cargo y una cartera de más de 600 clientes.